Étapes de la gestion de projet – 10 clés du succès

Bon gestion de projet consiste à livrer un projet dans les délais tout en respectant son budget et en atteignant tous les objectifs du projet. Bien que cela puisse sembler peu, il y a beaucoup plus à faire pour mener à bien un projet.

Qu’il s’agisse d’éviter les dépassements de budget, d’assurer la livraison dans les délais ou de minimiser les risques du projet, une bonne planification dans la gestion de projet va très loin. Dans cet article, nous parlons des 10 étapes clés à suivre pour une livraison de projet plus fluide.

Quel est votre rôle en tant que chef de projet ?

En tant que chargé de projet, vous devrez vous assurer que le projet atteigne ses objectifs selon le budget et l’échéancier.

Cependant, un projet est toujours susceptible de dérives. Et si vous n’êtes pas prêt à atténuer les risques, l’ensemble du projet peut s’effondrer même s’il a été livré dans les délais et le budget.

Ainsi, pour éviter ou minimiser de telles possibilités, les chefs de projet doivent méticuleusement maintenir quelques processus standard pour une livraison fluide du projet.

#1 – Décrire le projet

Au début du processus d’exécution du projet, vous devez aligner les objectifs et les ressources du projet sur le budget et le calendrier. Vous devez associer les buts et objectifs du projet à ceux de votre équipe et de votre organisation. Ce faisant, énumérez d’abord les objectifs et les buts du projet.

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Le succès d’un projet dépend fortement de sa capacité à répondre aux normes que le client avait en tête. Par conséquent, la liste des objectifs du projet vous aide à comprendre les exigences et à planifier en conséquence. Il crée une carte claire à suivre par les chefs de projet, sur la base de laquelle ils peuvent analyser les besoins de chaque partie.

Une fois que les objectifs sont alignés et cartographiés, vous pouvez déterminer le temps nécessaire pour terminer le projet, s’il est réalisable ou non, et tous les W de l’objectif du projet.

#2 – Communiquer efficacement avec les parties prenantes

Les parties prenantes sont les personnes ou les clients qui sont affectés par les succès et les échecs du projet. Ceux-ci incluent les sponsors et les bénéficiaires des organisations. Il est impératif de les garder constamment engagés pour évaluer leurs besoins.

Vous devez identifier les parties prenantes les plus importantes pour chaque projet avant l’exécution. Étant donné que les parties prenantes ont le pouvoir de faire ou défaire n’importe quel projet, vous devez communiquer efficacement et comprendre les exigences que l’équipe doit remplir.

CONSEIL DE PRO : Une meilleure communication du projet commence par une documentation claire. Créer annotations d’images pour mieux expliquer vos idées.

Cela dit, il n’est pas pratique de consulter ou d’inclure tous les groupes de parties prenantes. C’est pourquoi l’équipe de gestion de projet doit proposer un plan réalisable qui répond aux exigences de toutes les parties prenantes concernées par le projet.

De plus, vous pouvez également documenter toutes les stratégies et les collectes d’informations issues de ces réunions dans le plan de gestion des parties prenantes.

#3 – Identifier la portée du projet

Pendant l’exécution du projet, il peut souvent être difficile d’aligner l’approbation des parties prenantes sur celle du client. C’est précisément pourquoi la portée du projet est utilisée comme objectif de référence pour obtenir l’adhésion des parties prenantes externes.

La portée du projet sert de base à l’ensemble du processus de planification du projet. Le chef de projet répertorie les objectifs du projet, les livrables, les délais, le nombre de tâches et le budget de cette étape. En termes simples, la portée du projet consiste en ce que le projet vise à réaliser dans des limites définies.

Puisqu’il se compose de toutes les tâches que l’équipe doit accomplir dans les délais impartis, une portée de projet aide l’équipe à rester sur la bonne voie. Par conséquent, il est également utile lorsque des changements soudains se produisent et que le chef de projet doit modifier le plan.

#4 – Avoir une structure de répartition du travail ou WBS

Lorsque vous prenez la responsabilité d’un chef de projet, vous assignez à chaque membre de l’équipe différentes tâches en fonction de ses aptitudes, capacités et compétences. Une fois que vous avez fini d’identifier les portées du projet, vous aurez une perception plus claire de ce qu’il faut attribuer à chaque coéquipier. Assurez-vous de tenir compte des forces et des faiblesses de chaque individu et de la disponibilité des ressources des projets.

Lorsque vous simplifiez un projet et le décomposez en étapes organisées comme un organigramme, cela vous permet de mieux gérer chaque tâche. Plus un projet a tendance à être complexe, plus le WBS est défini. De plus, WBS vous aide également à visualiser les interdépendances des tâches. L’état simplifié des objectifs de votre projet vous aide à mieux attribuer les tâches.

#5 – Bâtir une équipe efficace

La réussite d’un projet dépend en grande partie de la compétence de votre équipe.

Cela dit, vos responsabilités en tant que chef de projet ne se limitent pas à la simple formation d’une équipe compatible. Vous devez analyser les forces et les faiblesses de vos coéquipiers en fonction des exigences du projet.

En dehors de cela, de nombreuses tâches peuvent nécessiter des approbations avant ou après leur exécution. Ainsi, en tant que chef de projet, vous devrez également inclure des intervenants externes et clarifier leurs responsabilités.

Vous avez besoin de communiquer avec différents contributeurs du projet, y compris les porteurs de projets, les experts métiers désignés, les clients, les auditeurs, les analystes qualité et risques, etc., sur leurs rôles respectifs. Un sponsor de projet peut avoir besoin d’approuver les aspects financiers du projet, tandis que l’expert métier peut avoir besoin de définir les exigences du projet.

#6 – Calendrier détaillé du projet

Ne confondez pas un plan de projet avec un calendrier de projet. Lors d’un échéancier de projet, vous devez analyser le temps estimé nécessaire pour terminer chaque tâche et l’ensemble du projet. Cela implique que vous devez aligner chaque sous-tâche sur le calendrier donné. Par conséquent, vous savez exactement quand chaque tâche doit être effectuée et par qui.

Cela dit, maintenir un projet le long du calendrier n’est pas un jeu d’enfant. Et c’est pourquoi les chefs de projet incluent des outils de gestion de projet tels que l’outil d’analyse qualitative des risques et l’outil d’analyse quantitative des risques.

Comme mentionné précédemment, un projet est susceptible d’être affecté par des facteurs externes. Ainsi, les outils d’évaluation des risques aident les chefs de projet à prévoir les risques anticipés et à avoir un plan de secours en amont. Il permet au chef de projet de comprendre si le projet respecte le budget et s’exécute conformément au calendrier prévu.

Le chef de projet peut définir des intervalles auxquels il peut intégrer les outils d’évaluation des risques dans le projet. Et de cette façon, ils comprendront l’état du projet et livreront le projet en évitant des complications supplémentaires.

#7 – Plan de Communication

Le plan de communication chevauche quelque peu le plan de l’intervenant. Cependant, le plan de communication se concentre sur un public plus large, y compris les coéquipiers, les clients, etc. D’un autre côté, le plan des parties prenantes le réduit aux sponsors et bénéficiaires du projet uniquement. Vous avez besoin d’un plan de communication pour rationaliser le processus de communication entre vos coéquipiers et les autres.

Un plan de communication indique à quelle fréquence et quand le chef de projet consultera les parties prenantes externes, les clients et les coéquipiers. Il définit également les mises à jour et les rapports à fournir et à communiquer avec eux.

De plus, il fournit une documentation écrite que tout membre du projet peut demander des éclaircissements, augmente la faisabilité et améliore la productivité. Cela dit, le chef de projet doit consulter tout le monde pour déterminer la manière la plus productive de communiquer.

Une discussion ouverte avec les coéquipiers et les parties prenantes externes aide le chef de projet à comprendre les points de vue de chacun. Enfin, le chef de projet peut documenter le processus de communication efficace et l’utiliser ultérieurement dans d’autres tâches de gestion de projet.

#8 – Suivi des progrès

Les responsabilités d’être un chef de projet comprennent la surveillance si le projet se déroule selon le calendrier prévu et dans le budget alloué. Cependant, certains facteurs jouent en altérant la livraison rapide du projet. Ainsi, suite à cette étape de gestion de projet, le chef de projet examine méticuleusement toutes les tâches tout au long de l’exécution.

Pour livrer les projets en respectant toutes les exigences, vous pouvez vous faire aider par différents logiciels et outils. En dehors de cela, vous pouvez effectuer des techniques d’estimation telles que la gestion de la valeur acquise qui vous aide à mesurer les performances du projet. Vous pouvez également incorporer un diagramme de progression au stade initial pour prendre une longueur d’avance.

#9 – Plan d’assurance qualité

Cette étape de la gestion de projet garantit que le projet livré coche toutes les cases et répond à toutes les attentes. L’une des nombreuses responsabilités d’un chef de projet consiste à remettre un projet qui répond aux normes de qualité et aux attentes des clients et des parties prenantes.

Ainsi, la création d’un plan d’assurance qualité vous aide à définir les normes du projet et les critères d’acceptation. Et pour accomplir cette métrique, il existe des outils que chaque chef de projet utilise, tels que les audits de code source.

Les fonctions de cette étape de gestion de projet incluent l’exécution du projet à travers des critères de test et la documentation des résultats. Sur la base des résultats documentés, le chef de projet peut assurer et améliorer la qualité du projet et faire des plans améliorés à l’avenir.

#10 – Éventualités

Des déviations se produisent pendant les phases de planification, d’exécution et de contrôle du projet, et avoir un plan d’urgence vous aide à y faire face. En d’autres termes, un plan d’urgence comprend tous les processus et protocoles de sauvegarde que l’équipe peut suivre en cas de problème. Cela vous aide à rester prêt à tout moment.