L’un des moyens les plus efficaces pour devenir plus productif est de contrôler votre temps. Malheureusement, le temps est quelque chose que vous ne pouvez pas gérer. Le temps est fixé. Nous avons tous vingt-quatre heures par jour et nous ne pouvons pas changer cela. Vous ne pouvez pas emprunter quelques heures à partir de demain et les utiliser aujourd’hui.
Cela signifie que plutôt que d’essayer de gérer le temps lui-même, nous devons gérer notre activité. C’est la seule chose que nous pouvons gérer. Alors, la question à se poser est : qu’allez-vous faire dans les vingt-quatre heures que vous avez chaque jour ?
Partir de cet endroit vous donne un énorme avantage parce que vous vous mettez en contrôle. Vous contrôlez ce que vous faites dans le temps dont vous disposez. Il existe de nombreuses façons de gérer votre activité en vous concentrant sur ce qui est important.
Voici 7 méthodes de gestion du temps qui vous aideront.
1. La méthode Ivy Lee
C’est peut-être la méthode la plus efficace de gestion du temps et de productivité que vous puissiez utiliser. La méthode Ivy Lee a été développée par Ivy Lee à qui, en 1918, Charles M. Schwab, président et chef de la direction de Bethlehem Steel, a demandé de créer un moyen d’améliorer la productivité de ses cadres supérieurs.
Ivy Lee a dit à chaque responsable d’écrire les six tâches les plus importantes qu’ils devaient accomplir le lendemain par ordre de priorité sur un morceau de papier et de le laisser sur leur bureau prêt pour le lendemain. Lorsqu’ils sont arrivés le lendemain matin, ils ont commencé à travailler sur la première tâche et, une fois terminée, l’ont barrée et ont commencé la suivante.
Si vous ne pouvez pas terminer les six, les tâches que vous ne terminez pas doivent être reportées au lendemain et vous répétez le processus avec un autre ensemble de six tâches. La méthode Ivy Lee vous permet de vous concentrer sur ce qui est important. Avec seulement six tâches disponibles, vous ne mettrez pas de tâches de faible valeur sur votre liste.
Aujourd’hui, avec tous les outils numériques disponibles, c’est un moyen simple de rester concentré sur les choses critiques. Par exemple, vous pouvez utiliser un calendrier, une application de notes ou un gestionnaire de tâches dédié pour rédiger votre liste de six.
2. Blocage du temps
Le blocage du temps est une méthode de gestion du temps où vous bloquez du temps sur votre calendrier pour effectuer un travail ciblé. C’est un autre moyen très efficace de gérer les activités que vous effectuez chaque jour.
Permettez-moi de vous donner un exemple tiré de mon système. J’écris un article de blog, un script de podcast et un plan, et j’enregistre deux à trois vidéos YouTube chaque semaine. Je ne peux m’assurer que j’ai du temps pour ces tâches que si je bloque du temps sur mon calendrier pour les faire. Donc, j’ai un bloc de deux heures sur mon calendrier pour écrire mon article de blog un lundi matin. J’ai également un bloc de deux heures le mardi matin pour écrire mon script de podcast et un bloc de trois heures le vendredi matin pour enregistrer mes vidéos YouTube.
Ces plages horaires sont des événements fixes et récurrents sur mon calendrier. De cette façon, si quelqu’un essaie de prendre rendez-vous avec moi à ces moments-là, il verra que je suis occupé.
Le blocage du temps vous montre exactement combien de temps vous disposez pour faire le travail qui compte. La seule façon dont vous serez en mesure de faire le travail qui compte, c’est si vous avez le temps de le faire. C’est pourquoi cela fonctionne si bien.
Pour vous assurer que le blocage horaire fonctionne, vous devez traiter chaque bloc horaire comme un rendez-vous confirmé. Si vous ne le faites pas, alors vous ne respecterez pas le temps que vous avez mis de côté, et le processus de blocage du temps mort perd tout son sens.
3. Technique Pomodoro
La technique Pomodoro consiste à régler une minuterie sur 25 minutes et à travailler concentré et sans être dérangé pendant ces vingt-cinq minutes. Ensuite, une fois que l’alarme s’est déclenchée, vous faites une pause de cinq minutes et réglez votre alarme pour encore vingt-cinq minutes de travail ciblé.
La technique Pomodoro est une excellente méthode pour les personnes qui ont du mal à se concentrer sur une chose à la fois et qui sont facilement distraites. Au bout de vingt-cinq minutes, vous savez que vous pouvez regarder autre chose pendant cinq minutes, ce qui vous donne la motivation pour aller jusqu’au bout des vingt-cinq minutes.
Il existe une gamme d’applications pour vos appareils mobiles et votre ordinateur de bureau qui régleront les minuteries pour vous et vous aideront à rester concentré sur ce sur quoi vous voulez vous concentrer.
4. Méthode de priorisation 2+8
Semblable à la méthode Ivy Lee, la méthode de priorisation 2 + 8 vous permet de sélectionner deux tâches incontournables et huit autres tâches que vous souhaitez accomplir le lendemain. Les deux tâches incontournables doivent être faites quoi qu’il arrive. Pour les huit tâches restantes, vous ferez tout ce que vous pouvez pour terminer les tâches, mais ce ne serait pas la fin du monde si vous ne pouvez pas les terminer.
Le but de la méthode de priorisation 2+8 est de concentrer votre attention sur ce qui est important. C’est pourquoi vous décidez ce qui doit être ajouté à votre liste la veille. De cette façon, lorsque vous commencez la journée, vous savez exactement ce qui doit être fait et vous ne perdez pas de temps à essayer de décider quoi faire.
Il vous suffit de dix minutes avant de clôturer la journée pour consulter votre liste de choses à faire et choisir vos priorités pour le lendemain en fonction des rendez-vous que vous avez et de l’endroit où vous serez.
5. Matrice d’Eisenhower
La matrice Eisenhower a été associée à l’ancien président américain, Dwight D. Eisenhower. Cette méthode de gestion du temps consiste moins à gérer le temps qu’à prioriser votre travail.
La matrice est composée de quatre quadrants :
- Quadrant 1 – Important et urgent
- Quadrant 2 – Important et non urgent
- Quadrant 3 – Pas important et urgent
- Quadrant 4 – Pas important et pas urgent
L’idée est de vous éloigner autant que possible des quadrants 3 et 4 et d’essayer de passer le plus de temps possible dans le quadrant 2. C’est le quadrant 2 qui vous aidera à mieux gérer votre temps et à réduire les tâches relevant du quadrant 1.
Les tâches du quadrant 2 sont liées à la prise en charge de votre santé, à l’anticipation des problèmes futurs et à la planification. Les tâches du quadrant 1 sont les tâches qui se déroulent en ce moment et qui nécessitent votre attention.
Vous ne pouvez pas éviter les tâches des quatre quadrants. Par exemple, de nombreuses choses qui tomberont dans le quadrant 4 seront liées au temps de repos et de relaxation, mais trop de cela et vous ne ferez rien avancer d’important.
6. Principe de Pareto
Il ne s’agit pas tant d’une méthode de gestion du temps que d’un constat qui peut vous aider à travailler sur les choses qui vous donnent les résultats positifs les plus significatifs :
Le principe de Pareto stipule que pour de nombreux résultats, environ 80 % des conséquences proviennent de 20 % des causes (les « quelques éléments vitaux »).
Appliqué à la gestion du temps et à la productivité, cela signifie que vous identifiez d’abord les tâches qui vous donneront 80% de vos résultats. Par exemple, si vous êtes un écrivain, vous asseoir devant votre ordinateur et passer du temps à écrire contribuera proportionnellement plus à l’article ou au livre fini que la recherche d’applications et d’outils d’écriture.
De même, en affaires, être devant votre client (ou prospect) aura un impact beaucoup plus important sur vos performances de vente que de planifier une stratégie de vente ou de créer des listes de prospects potentiels.
Bien que les tâches qui contribuent à 20 % de vos résultats aient leur place, elles ne devraient pas être autorisées à devenir l’endroit où vous passez la plupart de votre temps. Des exemples de cela seraient les vendeurs dans les réunions du personnel, les enseignants écrivant des rapports de présence et les propriétaires d’entreprise faisant l’administration de base.
Le principe de Pareto est essentiellement ce sur quoi repose la méthode de priorisation 2+8 (voir ci-dessus).
7. NET (pas de temps supplémentaire)
NET est un peu un joker. Mais Tony Robbins, l’un des meilleurs coachs d’affaires au monde, le préconise. NET fonctionne parce qu’une grande partie de notre temps est gaspillée chaque jour à attendre dans des files d’attente ou que quelque chose se produise. Cela vous encourage à profiter de ce temps pour travailler.
Par exemple, si vous attendez le début d’une réunion, vous pouvez répondre à votre e-mail ou traiter votre boîte de réception. Vous pouvez répondre à certains de vos messages Slack ou Microsoft Teams ou rechercher des idées qui nécessitent des recherches. Nos téléphones portables nous ont donné la possibilité d’effectuer une grande partie du travail dont nous avions besoin auparavant dans un lieu fixe.
J’utilise NET lorsque j’attends qu’un appel Zoom démarre. Je suis déjà devant mon ordinateur et en attendant que la réunion commence, je vais travailler sur mes e-mails ou mes messages ou sur l’administration de base qui s’impose. Il est surprenant de voir combien de ce travail vous pouvez faire en cinq minutes de rechange.
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