Les listes déroulantes peuvent grandement faciliter la saisie des données. Voici un aperçu de la façon d’utiliser la fonction de validation des données de Microsoft Excel pour créer des listes pratiques dans vos feuilles de calcul.
Une liste déroulante ou un menu déroulant Excel peut permettre à l’utilisateur moyen de Microsoft Excel de saisir plus facilement des données dans une feuille de calcul ou un classeur. L’utilisation d’un menu déroulant dans les formulaires Web, les enquêtes ou les sondages peut limiter les choix de saisie pour une cellule sélectionnée, accélérer la saisie des données et réduire les erreurs de saisie des données. Dans ce Exceller Astuce, nous allons vous montrer un moyen rapide et facile de créer une liste déroulante ou un menu déroulant à l’aide de la fonction de validation des données de l’application de tableur.
Pour créer une liste déroulante dans Excel, vous avez besoin de deux choses : une liste de valeurs (contenues dans une plage de cellules) et une cellule vide à utiliser comme cellule de saisie de données.
Figure A affiche une simple liste déroulante dans un Exceller drap. Pour utiliser le menu déroulant illustré ici, quelqu’un placerait le curseur sur la cellule vide de saisie de données (E4 dans cet exemple) et cliquerait sur une flèche déroulante pour afficher la liste des valeurs affichées dans la plage de cellules A1:A4. Si un utilisateur essaie d’entrer quelque chose qui n’est pas un élément de cette liste de valeurs, Excel rejette l’entrée.
Vous pouvez suivre les étapes de cette astuce en créant une nouvelle feuille avec des données similaires à celle illustrée à la figure A, en téléchargeant nos fichiers de démonstration .xlsx et .xls, ou en utilisant votre propre feuille de calcul et vos propres données.
Figure A
Pour ajouter la liste déroulante de notre exemple à une feuille Excel, procédez comme suit :
- Créez la liste de validation des données dans les cellules A1:A4. De même, vous pouvez saisir les éléments sur une seule ligne, par exemple A1:D1.
- Sélectionnez la cellule E4. (Vous pouvez positionner la liste déroulante dans la plupart des cellules ou même dans plusieurs cellules.)
- Choisissez Validation des données dans le menu du ruban Données.
- Choisissez Liste dans la liste déroulante de l’option Autoriser. (Vous voyez, ils sont partout.)
- Cliquez sur la zone de contrôle Source et faites glisser le curseur pour mettre en surbrillance les cellules A1:A4. Alternativement, entrez simplement la référence (=$A$1:$A$4).
- Assurez-vous que l’option de liste déroulante Dans la cellule est cochée. Si vous décochez cette option, Excel oblige toujours les utilisateurs à entrer uniquement des valeurs de liste (A1:A4), mais il ne présentera pas de liste déroulante.
- Cliquez sur OK.
Vous pouvez ajouter la liste déroulante à plusieurs cellules Excel. Sélectionnez la plage de cellules d’entrée de données (étape 2) au lieu d’une seule cellule Excel. Cela fonctionne même pour les cellules Excel non contiguës. Maintenez la touche Maj enfoncée pendant que vous cliquez sur les cellules Excel appropriées.
Quelques notes rapides :
- Vous ne pouvez voir la liste déroulante que si vous cliquez sur la cellule Excel utilisée pour la saisie des données.
- Vos utilisateurs ne peuvent désormais choisir qu’une seule des options dans la liste déroulante. S’ils essaient d’entrer leurs propres données, ils recevront un message d’erreur.
- Vous pouvez copier et coller cette cellule déroulante dans n’importe quelle autre cellule Excel de votre feuille de calcul, et vous pouvez créer autant de listes déroulantes différentes comme celle-ci que vous le souhaitez.
Un conseil bonus Microsoft Excel
S’appuyer sur plusieurs liens
Les liens entre deux classeurs Excel sont courants et utiles. Mais plusieurs liens où les valeurs du classeur1 dépendent des valeurs du classeur2, qui sont liées au classeur3, etc., sont difficiles à gérer et instables. Les utilisateurs oublient de fermer les fichiers, et parfois ils les déplacent même. Si vous êtes la seule personne à travailler avec ces classeurs Excel liés, vous ne rencontrerez peut-être pas de problèmes, mais si d’autres utilisateurs les examinent et les modifient, vous posez des problèmes. Si vous avez vraiment besoin d’autant de liens, vous pouvez envisager un nouveau design.